Für vermietete Eigentumswohnungen
In einer Viertelstunde zur Nebenkostenabrechnung, die Ihr Mieter akzeptiert
Die Jahresabrechnung Ihrer Hausverwaltung dürfen Sie nicht weitergeben – rund die Hälfte davon schulden Sie selbst. Laden Sie sie hoch, und Sie sehen zu jeder Position, ob sie umlagefähig ist und nach welchem Schlüssel sie verteilt wird.
Kostenarten
zählt die Betriebskostenverordnung auf. Alles andere bleibt bei Ihnen.
Monate Frist
nach Ende des Abrechnungszeitraums. Danach ist die Nachzahlung verloren.
gesperrte Blöcke
Verwaltung, Rücklage und Instandsetzung dürfen den Mieter nie erreichen.
Kurz erklärt
Was ist eine Betriebskostenabrechnung für eine vermietete Eigentumswohnung?
Eine Betriebskostenabrechnung stellt den laufenden Kosten eines Abrechnungsjahres die Vorauszahlungen des Mieters gegenüber. Bei einer Eigentumswohnung entsteht sie nicht direkt aus den Rechnungen, sondern aus der Jahresabrechnung der Hausverwaltung: Aus deren Positionen müssen zuerst alle nicht umlagefähigen Kosten herausgerechnet und die verbleibenden nach dem im Mietvertrag vereinbarten Schlüssel neu verteilt werden.
Der Unterschied zwischen beiden Dokumenten ist der Grund, warum diese Abrechnung als besonders fehleranfällig gilt – und warum ein Werkzeug dafür sinnvoll ist.
| Merkmal | Hausgeldabrechnung | Betriebskostenabrechnung |
|---|---|---|
| Empfänger | Sie als Eigentümer | Ihr Mieter |
| Rechtsgrundlage | Wohnungseigentumsgesetz | Mietrecht, §§ 556 ff. BGB |
| Verteilerschlüssel | Miteigentumsanteile | Schlüssel aus dem Mietvertrag |
| Verwaltervergütung | enthalten | nicht umlagefähig |
| Erhaltungsrücklage | enthalten | nicht umlagefähig |
| Instandsetzung | enthalten | nicht umlagefähig |
| Grundsteuer | nicht enthalten | umlagefähig, aus eigenem Bescheid |
| Frist | keine gesetzliche Frist | zwölf Monate, § 556 Abs. 3 BGB |
Warum es kompliziert ist
Vier Fallstricke, die Eigentümer regelmäßig teuer zu stehen kommen
Haben Sie beim letzten Mal jede Position einzeln geprüft? Wer eine Eigentumswohnung vermietet, steht zwischen zwei Rechtsverhältnissen – und was die Verwaltung Ihnen in Rechnung stellt, dürfen Sie längst nicht vollständig weitergeben.
Zwei Regelwerke, die nicht zusammenpassen
Gegenüber der Eigentümergemeinschaft gilt die Teilungserklärung, gegenüber Ihrem Mieter das Mietrecht. Die Verwaltung rechnet nach Miteigentumsanteilen ab, Ihr Mietvertrag sieht die Wohnfläche vor. Jede Position muss neu verteilt werden.
Ein falscher Posten wirkt über Jahre
Verwaltervergütung und Erhaltungsrücklage dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden. Fällt der Fehler auf, fordert er drei Jahre auf einmal zurück. Bei 35 Euro Verwaltergebühr im Monat sind das über 1.200 Euro.
Die Frist läuft auch, wenn die Verwaltung trödelt
Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums ist Schluss. Liefert Ihre Hausverwaltung die Jahresabrechnung erst im November, ändert das nichts: Sie müssen sich die Verzögerung zurechnen lassen.
In der Tabelle fällt ein Fehler nicht auf
Eine verrutschte Formel, ein übersehener Leerstandsmonat, ein Grundsteuerbetrag aus dem Vorjahr. Solche Fehler bemerken Sie nicht selbst – sondern erst, wenn Ihr Mieter widerspricht.
Der Filter
Nur ein Teil der Kosten darf weitergereicht werden
Verwaltungskosten, die Zuführung zur Erhaltungsrücklage und jede Instandsetzung bleiben bei Ihnen. Die Anwendung ordnet jede Position dem Katalog des § 2 BetrKV zu und sondert aus, was nicht dazugehört.
Bei einem Hausgeld von 320 Euro monatlich sind häufig nur rund 175 Euro umlagefähig. Der Rest ist Ihr Anteil – und gehört nicht in die Abrechnung Ihres Mieters.
So läuft es ab
In vier Schritten zur fertigen Abrechnung
Unterlagen hochladen
Mietvertrag, Jahresabrechnung und Grundsteuerbescheid. Die Dateien werden im Browser gelesen und verlassen Ihr Gerät nicht.
Positionen bestätigen
Jede Kostenart erhält einen Vorschlag samt Begründung. Sie bestätigen, korrigieren oder streichen sie.
Zahlungen prüfen
Monat für Monat gegenübergestellt: vereinbart und tatsächlich eingegangen. Leerstand und Mieterwechsel werden anteilig berücksichtigt.
Abrechnung herunterladen
Fertiges PDF mit Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Rechenweg und Saldo – nachvollziehbar für Ihren Mieter.
Was Sie davon haben
Eine Abrechnung, die Rückfragen überflüssig macht
In einer Viertelstunde fertig
Hochladen, prüfen, herunterladen. Keine Vorlage, die Sie erst durchdringen müssen, und keine Formel, die beim nächsten Mal wieder verrutscht. Im zweiten Jahr dauert es noch einmal halb so lang.
Jeder Verteilerschlüssel mit Fundstelle
Zu jeder Position sehen Sie den vorgeschlagenen Schlüssel und die Vorschrift, auf der er beruht. Sie entscheiden – aber Sie müssen nicht erst nachschlagen, was gilt.
Gesperrte Posten fallen sofort auf
Verwaltervergütung, Rücklage und Reparaturen landen automatisch im gesperrten Block. Sie sehen auf einen Blick, welcher Anteil des Hausgelds bei Ihnen bleibt – und rechnen ihn nicht versehentlich weiter.
Zahlungsausfälle bleiben getrennt
Die Abrechnung rechnet gegen die vereinbarten Vorauszahlungen, nicht gegen die tatsächlich gezahlten. Offene Beträge stehen getrennt daneben – genau dort gehören sie hin, und genau das übersehen die meisten Vorlagen.
Die Frist
Nach zwölf Monaten ist die Nachzahlung verloren
Die Abrechnung muss Ihrem Mieter binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach können Sie nichts mehr nachfordern – ein Guthaben müssen Sie ihm dagegen weiterhin auszahlen.
Die Anwendung berechnet die Frist und weist Sie darauf hin, bevor sie abläuft.
Wissen für Vermieter
21 Ratgeber zur Betriebskostenabrechnung
Welche Kosten Sie weitergeben dürfen, nach welchem Schlüssel verteilt wird und welche Fristen gelten – mit Fundstellen und durchgerechneten Beispielen.
Eigentumswohnung vermieten
Hausgeldabrechnung in eine Betriebskostenabrechnung umwandeln
Die Jahresabrechnung Ihrer Hausverwaltung dürfen Sie Ihrem Mieter nicht einfach weiterreichen. Sie enthält Positionen, die der Eigentümer selbst tragen muss – vor allem die Verwaltervergütung, die Zuführung zur Erhaltungsrücklage und alle Instandhaltungskosten. Streichen Sie diese Posten, ergänzen Sie die Grundsteuer aus Ihrem eigenen Bescheid und verteilen Sie den Rest nach dem Schlüssel, der in Ihrem Mietvertrag steht – nicht nach dem der Teilungserklärung.
Kostenarten und Umlageschlüssel
Die 17 umlagefähigen Betriebskosten nach § 2 BetrKV
Die Betriebskostenverordnung zählt in § 2 siebzehn Kostenarten auf, die auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Der Katalog ist abschließend: Was dort nicht steht und sich auch nicht unter die sonstigen Betriebskosten der Nummer 17 fassen lässt, bleibt beim Eigentümer. Voraussetzung ist außerdem, dass die Umlage im Mietvertrag vereinbart ist.
Was sich geändert hat
CO₂-Kosten aufteilen: Das Stufenmodell in der Praxis
Seit 2023 tragen Vermieter einen Teil der im Brennstoffpreis enthaltenen CO₂-Kosten selbst. Wie groß dieser Anteil ist, richtet sich nach dem energetischen Zustand des Gebäudes: Das zehnstufige Modell reicht von null Prozent bei sehr effizienten Gebäuden bis zu 95 Prozent bei den schlechtesten. Weisen Sie die Aufteilung nicht aus, tragen Sie die Kosten vollständig allein und Ihr Mieter darf zusätzlich drei Prozent kürzen.
Fristen, Form und Geld
Die Zwölfmonatsfrist: Wann Ihre Nachforderung verfällt
Die Betriebskostenabrechnung muss Ihrem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Entscheidend ist der Zugang, nicht das Absenden. Versäumen Sie die Frist, können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen – ein Guthaben müssen Sie dagegen weiterhin auszahlen. Die Frist wahrt nur eine Abrechnung, die auch formell wirksam ist.
Preise
Probieren Sie es an Ihrer eigenen Abrechnung aus
Einzeln abrechnen oder im Abo – je nachdem, wie viele Wohnungen Sie vermieten.
Einzelabrechnung
18,00 €
Eine vollständige Abrechnung als PDF. Ohne Abo, ohne Laufzeit – für alle, die eine Wohnung vermieten.
Abonnements für mehrere Wohnungen
Wenn Sie regelmäßig abrechnen, ist ein Abo günstiger als die Einzelabrechnung – und Sie müssen nicht bei jeder Abrechnung erneut bezahlen.
Basis
6,99 €
pro Monat
eine Abrechnung im Monat
Erweitert
14,99 €
pro Monat
drei Abrechnungen im Monat
Pro
99,00 €
pro Jahr
20 Abrechnungen im Jahr
Ultimate
699,00 €
pro Jahr
unbegrenzt viele Abrechnungen
Alle Preise sind Endpreise. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG berechnen wir keine Umsatzsteuer. Abos sind jederzeit über den Kündigungsknopf kündbar.
Häufige Fragen
Was Vermieter am häufigsten wissen wollen
Ausführlicher beantwortet finden Sie diese Fragen in den 21 Ratgebern – jeweils mit Fundstelle und Rechenbeispiel.
Darf ich die Jahresabrechnung der Hausverwaltung an meinen Mieter weitergeben?
Nein. Die Jahresabrechnung enthält Verwaltungskosten, die Zuführung zur Erhaltungsrücklage und Instandhaltungskosten – alle drei dürfen Sie nicht umlegen. Außerdem rechnet die Verwaltung nach Miteigentumsanteilen ab, während für Ihren Mieter der Schlüssel aus dem Mietvertrag gilt. Sie müssen die Abrechnung deshalb umrechnen.
Welche Kosten darf ich auf den Mieter umlegen?
Nur die 17 Kostenarten aus § 2 BetrKV, und auch die nur, wenn der Mietvertrag die Umlage vorsieht. Dazu zählen Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müll, Gebäudeversicherung, Gartenpflege, Aufzug und Hauswart. Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Instandhaltung und die Erhaltungsrücklage.
Wie lange habe ich Zeit für die Nebenkostenabrechnung?
Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026. Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Absenden. Nach Fristablauf können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen – ein Guthaben müssen Sie trotzdem auszahlen.
Welcher Umlageschlüssel gilt bei einer Eigentumswohnung?
Der Schlüssel aus Ihrem Mietvertrag. Steht dort nichts, gilt die Wohnfläche als gesetzlicher Auffangmaßstab nach § 556a Abs. 1 BGB. Die Miteigentumsanteile aus der Teilungserklärung gelten nur, wenn der Mietvertrag sie ausdrücklich vorsieht. Wo Zähler vorhanden sind, ist nach Verbrauch abzurechnen.
Was passiert, wenn meine Hausverwaltung zu spät abrechnet?
Ihre Frist gegenüber dem Mieter läuft trotzdem weiter. Die Verwaltung ist Ihre Erfüllungsgehilfin, ihre Verzögerung wird Ihnen zugerechnet. Rechnen Sie in diesem Fall mit den bekannten Werten fristgerecht ab, kennzeichnen Sie vorläufige Positionen und reichen Sie eine berichtigte Fassung nach.
Sind Kabelanschlusskosten noch umlagefähig?
Für Abrechnungszeiträume ab dem 1. Juli 2024 nicht mehr. Das Nebenkostenprivileg für den TV-Kabelanschluss ist mit der Novelle des Telekommunikationsgesetzes entfallen. Umlagefähig bleiben die Betriebskosten einer eigenen Gemeinschaftsantennenanlage sowie unter engen Voraussetzungen ein Glasfaser-Bereitstellungsentgelt.
Verlassen meine Dokumente den Computer?
Nein. Mietvertrag, Jahresabrechnung und Grundsteuerbescheid werden direkt im Browser gelesen und nicht an einen Server übertragen. Gespeichert wird nur das Ergebnis Ihrer Abrechnung – also Zeitraum, Summen und Saldo – damit Sie es später wiederfinden.
Ersetzt die Anwendung eine Rechtsberatung?
Nein. Sie ist ein Rechenwerkzeug. Umlageschlüssel werden anhand allgemeiner Regeln vorgeschlagen und mit der Fundstelle belegt, entschieden wird von Ihnen: Jede Position bestätigen Sie einzeln. Ob eine Abrechnung im Einzelfall wirksam ist, kann nur eine Rechtsberatung beurteilen.
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